Die KnoWau-Software benötigt Windows. Mit der Software erfasste Daten werden in einer separaten Datenbank gespeichert. Bei Installation von Software-Updates oder sogar De-Installation der Software bleiben diese Daten erhalten. Nach jedem Beenden des Programms wird eine komplette Datensicherung erstellt, wenn man dies nicht explizit ausschließt.


Das Layout von Dokumenten wie Rechnungen, Teilnahmebestätigungen, Buchungsbestätigungen und so weiter kann individuell mit eigenen Logo und Firmanangeben angepasst werden. Für eine völlig freie Layoutgestaltung steht in KnoWau ein WORD Vorlagen-Mechanismus zur Verfügung, mit dem sie die Gestaltungsmöglichkeiten von  Microsoft-Word ausschöpfen können.


Für den Druck aller Dokumenten erzeugt KnoWau zunächst eine PDF-Datei, die dann mit einem PDF-Reader angezeigt und gedruckt werden kann. Das hat den Vorteil, dass von jedem Ausdruck eine gespeicherte Datei existiert.    


Die Kommunikation mit ihren Kunden erfolgt per E-Mail. Kurs-Informationen, Guthaben-Status, Rechnungen, Buchungsbestätigungen, Rechnungskorrekturen, Bestätigungen von Zahlungseingängen und vieles mehr versendet man per Mausklick direkt aus dem Programm heraus.


Offene Forderungen können sie leicht ermitteln und säumige Kunden per E-Mail auf ausstehende Zahlungen aufmerksam machen. Für regelmäßige Abbuchungen zum Beispiel von Abo-Zahlungen kann eine SEPA Export-Datei zur Übertragung an die Bank erstellt werden. Zahlreiche Auswertungen erleichtern ihnen den Überblick über die finanzielle Situation.


Mit dem KnoWau Kassenbuch können sie neben den Zahlungsbewegungen aus dem Hundeschul- bzw. Pensions-Betrieb auch die übrigen Zahlzungsein- und -ausgänge erfassen (Fortbildungskosten, Fahrtkosten, Hundefutter, etc.). Sie schaffen damit die Grundlage für die periodische Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt oder die Steuererklärung zum Jahresende. Für die Übertragung der Daten zum Steuerberater enthält KnoWau eine DATEV Export Schnittstelle.


Schließlich gibt es für das Arbeiten unterwegs mobile Ergänzungen zu KnoWau, die KnoWau Android App und den Mobile Client, mit denen sie die wichtigsten Aufgaben vor Ort erledigen können, wie zum Beispiel Kursteilnahmen eintragen, Einzelstunden protokollieren, Bring- oder Abhol-Ereignisse in der Pension dokumentieren und vieles mehr.