Betreuungsleistungen in der Pension werden als Betreuungsvereinbarungen (abgekürzt BV oder BVs) mit dem Kunden vereinbart. Eine Betreuungsvereinbarung kann für einen oder mehrere Hunde geschlossen werden, die Teilvereinbarung für jeden Hund wird als Gastvereinbarung (abgekürzt mit GV) bezeichnet. Es wird unterschieden zwischen



  • durchgängiger Unterbringung: zum Beispiel
    • während des Urlaubs seiner Besitzer oder 
    • täglich über einen begrenzten Zeitraum jeden Tag ohne Unterbrechung jeweils von morgens bis abends


  • und separaten Einheiten: zum Beispiel
    • wenn der Hund in unregelmäßigen Abständen wiederkommt oder
    • zehn mal pro Monat wie ein Ticket. 


Die Zeit (von ... bis), die ein Hund in der Pension verbringt, wird in Form einer Belegung dokumentiert. Eine Belegung erfasst neben Bring- und Hol-Zeit auch die Räumlichkeit, in der der Gast untergebracht ist. Die Zuordnung zwischen Betreuungsvereinbarung, Gastvereinbarung (Gast = Hund), Belegung und Raum ist in folgender Skizze dargestellt:



Eine Betreuungsvereinbarung kann für eine oder mehrere Gastvereinbarungen (Hunde) gelten. Zu jedem Hund gehören Belegungen, die dokumentieren, wann und in welchem Raum er untergebracht war oder wird.


Bedarf können zu jeder Belegung weitere Informationen erfasst werden dazu gehören:

    • Aufgaben, die während des Aufenthaltes zu erledigen sind oder 
    • Ereignisse (zum Beispiel Arztbesuche, Beißunfälle oder ähnliches) während des Aufenthaltes.



Es gibt Übernachtungen, (Halb-)Tagesbetreuung und stundenweise Betreuung. Die Einheiten für eine Unterbringung werden bei


    • Übernachtungen                 pro Nacht, 
    • (Halb-)Tages Betreuungen         pro Tag und 
    • stundenweiser Betreuung         pro Stunde 


berechnet. Bei Übernachtungen muss der Hol-Tag nach dem Bring-Tag liegen. Bei den übrigen Betreuungsformen können Bring- und Hol-Tag übereinstimmen. Bring- und Hol-Zeiten, Räumlichkeiten, Extras und so weiter werden für jeden Hund gesondert erfasst.


Die Bezahlung von Betreuungsvereinbarungen kann in Anzahlung und Restbetrag aufgeteilt werden.


Status


Eine Betreuungsvereinbarung kann sein:


    • angefragt: eine Anfrage zur Betreuung wurde entgegen genommen. Beim Drucken einer Betreuungsvereinbarung mit diesem Status wird  ein Angebot  statt einer Buchungsbestätigung gedruckt bzw. per E-Mail versendet
    • reserviert: der Platz soll frei gehalten werden
    • beansprucht: der Platz ist belegt
    • storniert: der Gast kam/kommt nicht


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Zur Liste der Betreuungsvereinbarungen gelangt man über das Menü Hundepension->Betreuungsvereinbarungen



Nach Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste öffnet sich die Bearbeitungsmaske für Betreuungsvereinbarung .


Die nicht rot eingerahmten Icons in der Toolbar gelten für alle Kunden. Die rot eingerahmten Icons erscheinen nur, wenn eine Betreuungsvereinbarung in der Liste selektiert wurde.


Toolbar-Icons


Die Bedeutung der Icons sieht man beim Überstreichen mit der Maus in einem Tooltip.


Buchungsbestätigung per E-Mail senden: Es öffnet sich die Sendemaske zum Versenden der Buchungsbestätigung



Der E-Mail Text kann im Menü E-Mail->Einstellungen und E-Mail Texte konfigurieren.


Buchungsbestätigung drucken, Übersicht der Betreuungsvereinbarung drucken, Gast Steckbrief drucken: 


In allen Fällen erscheint eine Auswahlmaske, in der weitere Angaben zum gewünschten Ausdruck möglich sind:


Buchungsbestätigung drucken



Hier kann man den Text der Buchungsbestätigung festlegen. Der Text wird am Ende der Buchungsbestätigung angefügt. Änderungen des Textes in der obigen Maske bleiben für die nächste Bestätigung erhalten.


Als Kopf einer Buchungsbestätigung wird der Rechnungskopf verwendet. Wurde ein zweiter Rechnungszyklus für die Pension aktiviert (Menü Hundepension->Rechnungsparameter für Pension), wird der Rechnungskopf der Hundepension verwendet.


Ob die MwSt ausgewiesen wird regelt man über einen Haken im Feld MwSt ausweisen. wenn der Haken im Feld Positionen wie Rechnungspositionen fehlt, wird auf der Bestätigung der Buchung ein Standardtext ausgegeben



mit Haken wird der Text über die Vorlagen für Rechnungspositionen erzeugt:



 


Angebot zur Betreuungsvereinbarung

Ist der Status der Betreuungsvereinbarung angefragt, wird statt der Buchungsbestätigung ein Angebot gedruckt:



Das Layout ist analog zur Buchungsbestätigung. Der Text wird am Ende des Angebotes angefügt. Änderungen des Textes in der obigen Maske bleiben für das nächste Angebot erhalten.


Übersicht drucken



Nach Klick auf den OK Button wird eine Übersicht der Betreuungsvereinbarung gedruckt, mit den Daten zu Gastvereinbarungen und Belegungen. Die Übersicht hat ein Standard-Ausgabeformat und ist nicht konfigurierbar.



Gast Steckbrief drucken



Der Steckbrief ist eine Zusammenfassung der Daten zu einem Pensionsgast, die man beispielsweise zur Info am Raum aufhängen kann, in dem der Gast untergebracht ist. Optional kann man Details für den Steckbrief ein- oder ausschließen.